Käyttäjien lisääminen
- Siirry kohtaan [Ylläpito] > Organisaatio: [Käyttäjät].
- Käyttäjien hallinta -sivulla etsi [Kutsu uusia käyttäjiä] -painike oikeasta ylälaidasta.
- Kirjoita tai kopioi uusien käyttäjien sähköpostiosoitteet Sähköpostiosoitteet-laatikkoon. Erottele osoitteet toisistaan pilkulla tai rivinvaihdolla.
- Lisättyäsi käyttäjät laatikkoon, paina keskimmäistä [Lisää käyttäjät lähettämättä kutsua] -nappia. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat vain lisätä uusia käyttäjiä alustalle ilman erillisiä ilmoituksia heille. Tämän jälkeen uudet käyttäjät ovat nähtävissä Käyttäjien hallinta -listalla.
Ylläpitäjän roolin määrittäminen
Jos haluat antaa käyttäjälle ylläpitäjän oikeudet, noudata seuraavia vaiheita:
- Siirry käyttäjälistaan ja etsi haluamasi henkilö.
- Avaa henkilön tiedot muokkausta varten.
- Etsi [Ylläpitäjä] -vipu ja aseta se asentoon “päällä”.
- Paina [Tallenna].
Mikäli haluat poistaa Ylläpitäjän roolin käyttäjältä, tee seuraavasti:
- Siirry käyttäjälistaan ja etsi henkilö, jolta haluat poistaa ylläpitäjän oikeudet.
- Avaa henkilön tiedot ja aseta [Ylläpitäjä] -vipu asentoon “pois päältä”.
- Paina [Tallenna].
Käyttäjien ryhmittely ryhmäkohtaisten kyselytulosten saamiseksi
Jos haluat saada kyselyistä ryhmäkohtaisia tuloksia, käyttäjät tulee ryhmitellä. Ennen ryhmittelyn aloittamista, suunnittele etukäteen haluamasi organisaatio- tai ryhmärakenne.
Kun suunnitelmasi on valmis, siirry kohtaan [Ylläpito] > Organisaatio: [Yksiköt] ja aloita ryhmittely painamalla [Luo]-painiketta.
⚠️ Vaikka käyttäjien ryhmittely ei olisi sinulle tällä hetkellä ajankohtaista, on silti tärkeää siirtää kaikki lisäämäsi käyttäjät organisaation ylimmälle tasolle. Et voi jättää lisäämiäsi käyttäjiä organisaation ulkopuolisiksi jäseniksi; heidät on aina sijoitettava johonkin yksikköön, jotta he voivat osallistua kyselyihin!
1. Yksikön perustietojen asettaminen
Määritä ensin yksikön nimi ja sen sijainti organisaatiorakenteessa.
Tämä tehdään ilmoittamalla Guidinille yksikön paikka puurakenteessa.
📌 Jos luot uuden B2C-alayksikön Myynti-tiimille, sen ylemmäksi yksiköksi asetetaan Myynti-yksikkö.
Huomaathan, että kustannuspaikka-kentällä ei tällä hetkellä ole toiminnallisuutta, joten sen voi jättää tyhjäksi.
2. Yksikön roolien määrittäminen
Valitse [Esihenkilö]-alasvetovalikosta yksikön esihenkilö tai tiiminvetäjä. Jos sopivaa henkilöä ei ole vielä tiedossa, voit valita itsesi väliaikaisesti ja tehdä muutoksen myöhemmin. Tämä kenttä on pakollinen, joten sinun on nimettävä joku käyttäjistä päästäksesi eteenpäin.
Lisäksi on [Yksikön HR ja valmentajat] -kenttä. Tässä roolissa olevat henkilöt pääsevät näkemään kyseisen yksikön ja sen alayksiköiden kyselytulokset. Tähän rooliin voidaan nimetä useita henkilöitä.
3. Yksikön jäsenistön määrittäminen
Siirry Kaikki käyttäjät -sarakkeeseen ja valitse yksikköön kuuluvat jäsenet.
Siirrä valitut jäsenet organisaatioyksikköön joko raahaamalla tai painamalla [Lisää organisaatioyksikköön] -painiketta. Valitut käyttäjät siirtyvät oikealla sijaitsevaan organisaatioyksikön jäsenet -sarakkeeseen.
Mikäli yksikköön kuulumattomia jäseniä on lisätty vahingossa, poista heidät valitsemalla kyseinen jäsen ja painamalla [Poista organisaatioyksiköstä] -painiketta.
Kun olet tarkistanut jäsenlistauksen, vahvista muutokset painamalla [Tallenna] -painiketta.
Ammattinimikeryhmät (= demografiaryhmät)
Jos haluat ryhmitellä käyttäjiä organisatorisen tavan lisäksi, luomalla organisaatiorakenteessa läpileikkaavia käyttäjäryhmiä, voit luoda ammattinimikeryhmiä (= rooliryhmiä / demografiaryhmiä).
📌 Jos esihenkilöt laitetaan omiin tiimeihinsä jäseniksi ja on tarvetta tarkastella tuloksia esihenkilöryhmänä, on hyvä idea luoda organisaatiorakenteelle rinnakkainen ryhmittelytapa käyttäjien ryhmittelyyn.
💡 Ammattinimikkeittäin ryhmittely tuo uuden ulottuvuuden tulosten tarkasteluun. On tärkeää aloittaa yksinkertaisella ryhmittelyllä, joka palvelee ensimmäistä mittauskertaa tarkoituksenmukaisesti. Voit aina lisätä uusia ulottuvuuksia, kun tulosten tarkastelussa ilmenee tarve tarkastella uusien ryhmien kautta. Kun kysely päättyy, Guidin hyödyntää sen hetkisiä mallinnettuja ryhmittelyjä. Jos muokkaat ryhmittelyjä, seuraava mittaus hyödyntää sen hetkistä tilannetta.
💡 Kun aloitat käyttäjien ryhmittelyn, suosittelemme sijoittamaan kaikki käyttäjät johonkin yksikköön, myös esihenkilöt. Mikäli käyttäjää ei sijoiteta yksikköön, hän jää organisaation ulkopuoliseksi jäseneksi, eikä pääse osallistumaan kyselyihin. Suurella käyttäjämäärällä on hyvä tarkistaa lopuksi, ketkä käyttäjät eivät ole vielä sijoittuneet yksiköihin. Tämän voi helposti tarkistaa Käyttäjät-näkymästä valitsemalla organisaatio-suodattimesta [määrittelemättä]-vaihtoehdon. Tämä valinta suodattaa käyttäjälistauksesta ne, joilla ei vielä ole yksikköä. Joissain tapauksissa organisaation ulkopuolinen käyttäjä on ok, esimerkiksi johtoryhmän jäsenet tai ulkopuolinen muutoskonsultti, jotka voivat olla Guidinissa käyttäjinä ainoastaan tuloksia tarkastelemassa.
Käyttäjät valitsevat itse organisaatio- ja demografiaryhmänsä
📌 Oletus on, että käyttäjät eivät voi itse hallinnoida organisaatiotietojaan, kuten valita, mihin organisaatioyksikköön ja ammattinimikeryhmään he kuuluvat.
Jos haluat antaa käyttäjille mahdollisuuden hallinnoida omia organisaatio- ja demografiaryhmiään, voit tehdä tämän muutoksen seuraavasti: siirry [Ylläpito] > [Personointi] > [Toiminnot]. Skrollaa sivun alalaitaan, josta löydät vipukytkimen, jonka avulla voit muuttaa oletusasetusta. Käännä kytkin asentoon KYLLÄ [Käyttäjät voivat itse valita organisaatio- ja demografiaryhmänsä].
Tämän jälkeen käyttäjät voivat valita itselleen sopivat ryhmät ennen kyselyyn vastaamista, ja heillä on myös mahdollisuus muokata ryhmiään omista profiileistaan. Ylläpitäjillä säilyy kuitenkin oikeus muokata käyttäjien organisaatiotietoja tarvittaessa. On kuitenkin tärkeää tiedostaa, että kun asetuksen muuttaa, on tärkeää varmistaa, että käyttäjillä on selvä käsitys siitä, mihin ryhmiin heidän tulisi kuulua. Ylläpitäjän kannattaa aina tarkistaa käyttäjien ryhmäjäsenyydet ennen kyselyn päättymistä varmistaakseen, että kaikki ovat varmasti oikeissa ryhmissä. Käyttäjille voi sattua tahattomia virheitä, joten tarkistus on suositeltavaa.
⚠️ Ennen kuin muutat tätä oletusasetusta "Kyllä"-asentoon, tiedosta, mitä vaikutuksia sillä voi olla kyselyiden tuloksiin. Ylläpitäjälle tämä tuo hyötyä, sillä käyttäjät valitsevat itse yksikkönsä, jolloin vältytään tarpeelta tehdä tämä manuaalisesti ennen kyselyn julkaisua. Säästyy aikaa. Kuitenkin meidän kokemuksemme asiakkaiden käytöstä on osoittanut, että käyttäjät eivät aina tiedä oikeaa ryhmäänsä tai saattavat vahingossa laittaa itsensä väärään paikkaan. Ylläpitäjänä on suositeltavaa varata aikaa organisaatiotietojen tarkistamiseen ennen kyselyn sulkeutumista. Jos kysely sulkeutuu ja vasta silloin huomataan, että käyttäjiä on sijoitettu väärin, mitään ei voida enää tehdä suljetun kierroksen osalta. Käyttäjien vastaukset vaikuttavat siihen yksikköön ja ryhmiin, joihin he ovat sijoittuneet sulkeutumishetkellä.