Käytännön ohjeita muutosviestintään

Guidin on kehitetty tukemaan kaikkia organisaation jäseniä muutoksen aikana. Uskomme, että jokaisen antama palaute on tärkeää ja auttaa työyhteisöä sopeutumaan ja kehittymään. Näillä vinkeillä saatte yhdessä Guidinista parhaan hyödyn.

Muutoksen selventäminen
Tarjoa henkilöstölle mahdollisimman tarkkaa tietoa muutoksen syistä ja sen tavoitteista. Perustele, kuinka Guidin auttaa seuraamaan ja ohjaamaan muutosta.

Säännölliset päivitykset
Jaa päivityksiä muutoksen etenemisestä ja Guidin datan perusteella tehdyistä toimenpiteistä esimerkiksi viikkopalavereissa tai muilla säännöllisillä foorumeilla. Tämä auttaa henkilöstöä näkemään, miten heidän osallistumisensa edistää yhteisten tavoitteiden saavuttamista.

Henkilökohtainen yhteydenpito
Pidä tiiviisti yhteyttä muutoksen tärkeimpiin sidosryhmiin ja painota heidän merkitystään muutoksen onnistumisessa. Samalla voit korostaa Guidinin roolia muutoksen johtamisen tukena.

Sisäiset viestintäkanavat
Hyödynnä keskustelukanavia ja sisäistä sosiaalista mediaa muutoksen ja Guidinin käytön edistämisessä. Jaa tietoa, keskustele ja rohkaise ihmisiä osallistumaan.

Työpajat ja kokoukset
Järjestä työpajoja tai kokouksia, joissa käsittelet muutoksen etenemistä ja Guidinin roolia siinä. Käy läpi myös, kuinka kyselyihin vastataan ja miten tuloksia hyödynnetään.

Monikanavainen viestintä
Hyödynnä useita viestintäkanavia varmistaaksesi, että kaikki ovat tietoisia muutoksesta ja Guidin roolista siinä.

Tunnustuksen antaminen
Onko työyhteisössä henkilöitä tai tiimejä, jotka ovat osallistuneet muutosprosessiin ja Guidinin käyttöön erityisen aktiivisesti? Voit kertoa heidän tarinaansa muille ja palkita heitä kulttuuriin sopivalla tavalla.

Kiittäminen ja juhlistaminen
Muista kiittää kaikkia osallistujia heidän arvokkaasta panoksestaan ja ajastaan. Muista myös juhlia välitavoitteita ja edistysaskeleita muutosprosessissa.

Viestipohjia Guidinin kyselyistä viestimiseen

Tästä osiosta löydät luonnoksia Guidinin kyselyitä koskeviin henkilöstölle lähetettäviin viesteihin. Muistathan aina otsikoida ja muokata viestin organisaatiosi tilanteeseen sopivaksi.

Kiinnitä erityistä huomiota siihen, että viestin tyyli ja sävy kuulostavat siltä, kuin lähettäjä olisi ne itse kirjoittanut – jos viesti kuulostaa epäaidolta, voi hyvä tarkoitus kääntyä helposti itseään vastaan.

Viestimisen iloa!

VIESTIPOHJA: Etukäteistietoa ennen kyselyä
Hei,
Kuten varmaan jo tiedätkin, meillä on [aikaikkuna, esim. kuluvan vuoden aikana] edessämme merkittävä hanke/muutos/uudistus, joka vaikuttaa monen työarkeen.
[Kuvaile muutosta tarkemmin.]
Jotta meillä olisi parhaat edellytykset onnistua, on tärkeää, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja tuoda ajatuksensa kuuluviin.
Siksi otamme käyttöön Guidin-nimisen työkalun, joka auttaa meitä keskustelemaan avoimemmin ja ymmärtämään mahdollisesti esiin nousevia huolia. Näin voimme tarttua toimeen ja löytää ratkaisuja yhdessä.
Kysely muutoksen tukena
Saat [viikonpäivä ja päivämäärä] kutsun vastaamaan lyhyeen kyselyyn, jossa pääset [voit kuvailla, millaisista asioita vastaaja pääsee juuri teidän kyselyssänne kertomaan näkemyksensä].
Vastausaikaa on [kuinka kauan], eli viimeinen vastauspäivä on [viikonpäivä ja päivämäärä].
Kyselyyn vastaaminen on täysin luottamuksellista, eikä yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa. Kannattaa siis tuoda rohkeasti äänensä kuuluviin!
Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat tietää lisää, ota rohkeasti yhteyttä [nimi ja yhteystiedot tai keskustelukanava]. Terveisin [Nimi]

VIESTIPOHJA: Kyselyyn vastaaminen on turvallista ja luottamuksellista
Guidin on suomalainen pilvipohjainen alusta, joka toimii organisaation muutosjohtamisen tukena.
Guidinille yksityisyytesi ja turvallisuutesi ovat ykkösasioita ja kaiken kerätyn tiedon turvallisuudesta huolehditaan tarkkaan. Tarkemmat tiedot siitä kuinka Guidin kerää, säilyttää ja käyttää henkilötietojasi löydät tietosuojaselosteesta.
Voit huoletta vastata kaikkiin kysymyksiin tuntojesi mukaan. Sinua ei voida tunnistaa vastaajien joukosta. Muistathan kuitenkin, että valitset itse avoimien kommenttien sanoituksen: jos haluat pysyä anonyymina, ethän siis kirjoita avoimiin tekstikenttiin mitään sellaista, mistä sinut voitaisiin tunnistaa.
Tiimisi esihenkilö, yksikönpäällikkö, johtaja sekä HR voivat tarkastella tiimisi tulosten yhteenvetoa, mikäli vähintään kolme tiimisi jäsentä on vastannut kyselyyn. Muussa tapauksessa vastauksesi liitetään osaksi isompaa vastaajaryhmää. [Muokkaathan viimeistä osiota vastaamaan mallinnettua ryhmärakennetta ja roolitusta yksiköiden tuloksissa, sillä osallistujia kiinnostaa tietää, millaisia näkyvyyksiä tuloksiin on annettu ja lisää yhteyshenkilö kenen puoleen voi kääntyä jos tulosten näkyvyyksistä on kysyttävää.]

VIESTIPOHJA: Ohjeet kyselyyn vastaamiseen Hei!
Pian pääset vastaamaan [mitä koskevaan?] kyselyyn.
Saat sähköpostiisi kutsun [viikonpäivä ja päivämäärä] lähettäjältä Guidin otsikolla “Tervetuloa vastaamaan kyselyyn: [kyselyn nimi]”.
Klikkaa Vastaa kyselyyn -linkkiä.
Hyväksy Guidinin käyttöehdot. [Tämä vaihe koskee vain ensimmäistä vastauskertaa.]
Vastaa kyselyyn. Varaa aikaa noin [2–10 minuuttia, riippuen kyselyn pituudesta]. Jos vastauksesi on neutraali tai olet eri mieltä väitteen kanssa, sinua pyydetään pohtimaan syitä arviosi taustalla. Huomaathan, että avoimet vastaukset näytetään tuloksissa sellaisenaan. Jos haluat pysyä anonyymina, ethän siis kirjoita avoimeen tekstikenttään mitään sellaista, mistä sinut voitaisiin tunnistaa (nimi, tiimi, tms. tiedot).
Kyselyn viimeinen vastauspäivä on [viikonpäivä ja päivämäärä]. Voit muokata omia vastauksiasi aina kyselyn päättymiseen saakka.
Kiitos ajastasi ja ajatuksistasi jo etukäteen!
Ystävällisin terveisin, [Nimi]

VIESTIPOHJA: Muistutus kyselyyn vastaamisesta Hei!
Vielä ehdit antaa palautetta ja vaikuttaa! Muistathan vastata [mitä koskevaan?] kyselyyn viimeistään [viimeinen vastauspäivämäärä].
Löydät vastauslinkin sähköpostistasi lähettäjältä Guidin otsikolla “Tervetuloa vastaamaan kyselyyn: [kyselyn nimi]”.
Kyselyyn vastaaminen kestää vain muutaman minuutin ja vastauksesi ovat täysin luottamuksellisia.
Kiitos ajastasi!
Ystävällisin terveisin, [Nimi]

VIESTIPOHJA: Kiitos kyselyyn vastaamisesta Hei!
Kiitos kaikille, jotka osallistuivat äskettäin [mitä koskevaan?] kyselyyn. Arvostamme kovasti ajatusten jakamiseen antamaanne aikaa.
Analysoimme parhaillaan vastauksia ja jaamme johtopäätökset kanssanne mahdollisimman pian. Tuloksista saadaan arvokasta tietoa siitä, miten voimme parantaa toimintaamme ja vastata paremmin erilaisiin tarpeisiin.
Tiedoksi jo nyt, että tulemme tekemään kyselyn uudelleen [arvio aikataulusta], jotta voimme seurata tilanteen edistymistä ja varmistaa, että teemme asioita oikein.
Jos tästä herää kysyttävää tai haluat lisätietoja prosessista, ole rohkeasti yhteydessä [nimi ja yhteystiedot tai keskustelukanava].
Kiitos vielä kerran osallistumisesta ja tuesta.
Ystävällisin terveisin, [Nimi]

Yleisiä viestintävinkkejä

Kun työntekijät lukevat erilaisia muutosta koskevia viestejä, he hakevat usein vastauksia seuraaviin kysymyksiin. Kun tarjoat vastaukset etukenossa, asiat etenevät jouhevammin.

Miksi? → tarjoa riittävästi taustatietoa

Mitä hyötyä tästä on minulle? → tee tästä viestisi keskeinen teema

Mitä minun tulee tehdä? → anna selkeät toimintaohjeet

Milloin? → määritä selkeät määräajat ja aikataulut

Mikä muuttuu tai ei muutu? → puutu pelkoihin ja huoliin

Mistä voin kysyä tai antaa palautetta? → tarjoa aina kanava keskustelulle

Erityisesti seuraavien asioiden viestimiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota:

Ole avoin päämäärien suhteen.
Mitkä ovat organisaation tavoitteet kyselylle, entä muutoksessa? Miten Guidin ja data auttavat meitä päivittäisessä työssämme? Tarjoa tarpeeksi taustatietoa ja jaa tavoitteet organisaation, yksiköiden, tiimien ja yksilöiden tasoilla.

Selitä, miten kyselyn dataa käytetään
Kenellä on pääsy kyselyn dataan? Mitä nämä henkilöt etsivät datasta? Miten tuloksia ja avoimia kommentteja hyödynnetään?

Ennakoi huolenaiheet
Pohdi, millaisia kysymyksiä tai huolia henkilöstössä saattaa herätä ja muotoile viestisi vastaamaan niihin.

Anna konkreettisia esimerkkejä ja aikatauluja
Milloin, miten ja kenen kanssa keskustellaan tuloksista ja sen pohjalta tehtävistä toimenpiteistä? Miten tiimit voivat hyödyntää kyselyn dataa?