Muutoskokemuskyselyn luominen vaihe vaiheelta

Tässä ohjeessa opit, miten rakennat Guidinissa muutoskokemuskyselyn alusta loppuun: valitset vastaajaryhmät, luot kyselyn sisällön ja käynnistät vastauskierroksen.

6 minuutin luku

Aloitus – käytä valmista mallipohjaa tai aloita tyhjästä

Muutoskokemuskyselyn voi luoda kahdella tavalla:

  • Aloita tyhjästä: Napsauta "Luo kysely". Tämä avaa täysin tyhjän kyselypohjan, jonka voit rakentaa itse vaihe vaiheelta.
  • Käytä valmista mallia: Siirry "Mallit"osioon ja valitse valmis muutoskokemuskyselyn mallipohja. Paina "Kopioi", jolloin sisältö siirtyy muokattavaksi uuteen kyselyyn.

Molemmissa vaihtoehdoissa voit muokata sisältöä vapaasti omiin tarpeisiisi sopivaksi ennen vastauskierroksen käynnistämistä.

Huom! Tämä ohje kattaa Starter- ja Basic-lisenssien kyselynluontiprosessin. Premium- ja vanhanmallisessa lisenssissä kyselyn luonti etenee pääosin samalla tavalla, mutta kohdentamisessa ja ajastamisessa on pieniä eroja.

1. Kyselyn nimeäminen

Kyselyn nimi näkyy vastaajille otsikkona kyselyn alussa, joten valitse nimi, joka kertoo selkeästi kyselyn tarkoituksesta.

Jos käytössäsi on useita kieliä, nimi täytyy määritellä jokaiselle käytössä olevalle kielelle. Voit hyödyntää [Käännä]-painiketta konekääntääksesi nimen automaattisesti muille kielille – ja tarvittaessa muokata käännöksiä manuaalisesti.

[Käännä]-painike missä tahansa Guidinin kentässä tarkoittaa, että voit konekääntää tekstin muille järjestelmässä käytössä oleville kielille.

Muutos taustatiedot -osio

Tätä osiota ei toistaiseksi hyödynnetä Guidinin datan laskennassa tai analyysissä, joten sen täyttäminen ei ole välttämätöntä. Osio liittyy tulevaan toiminnallisuuteen, jossa kyselyvastausten yhteydessä voidaan kerätä ja hyödyntää taustatietoja. Siksi kenttä on jo näkyvissä käyttöliittymässä valmiina tulevaa käyttöä varten.

2. Valitse osallistujaryhmät

Tässä vaiheessa voit määrittää, mitkä organisaatioyksiköt ja/tai työroolit vastaaja näkee kyselyn alussa. Vastaaja valitsee itselleen sopivan ryhmän (esimerkiksi oman tiimin tai työroolinsa) ennen siirtymistä kyselyyn.

Tämä valinta varmistaa, että vastaukset kohdistuvat oikeaan ryhmään tulosten laskennassa ja tulosnäkymissä.

Voit lisätä tai muokata ryhmiä seuraavasti:

  • Valitse [Muokkaa organisaatioyksiköitä] lisätäksesi tai muokataksesi yksikkölistaa
  • Valitse [Muokkaa työrooleja] hallinnoidaksesi työroolivalintoja

Huom! Organisaatioyksiköt ja työroolit ovat yhteisiä kaikille kyselyille. Jos muokkaat ryhmiä, muutokset vaikuttavat myös muihin käynnissä oleviin kyselyihin.

Guidin hyödyntää taustalla yhtä yhteistä organisaatiorakennetta, jota käytetään kaikissa kyselyissä vastausten ryhmittelyyn ja raportointiin.

Esimerkki organisaatiorakenteesta

Alla näkyvässä näkymässä on esimerkki rakenteesta, jossa on määritelty pääyksiköitä ja niiden alayksiköitä. Tällainen rakenne voi kuvata esimerkiksi organisaation osastoja ja tiimejä.

  • Tuotekehitys, Myynti ja HR ja viestintä ovat esimerkkejä pääyksiköistä
  • B2C ja B2B ovat alayksiköitä, jotka kuuluvat Myyntiin
  • Puuvalikko auttaa jäsentämään suurempia kokonaisuuksia selkeästi

Vinkki: Ryhmien järjestystä ei voi muuttaa jälkikäteen. Uusimmat lisätyt yksiköt näkyvät ylimpänä listalla. Jos haluat ryhmien näkyvän tietyssä järjestyksessä vastaajille, lisää ne halutussa järjestyksessä jo alusta alkaen.

3. Kysymysten ja muun sisällön rakentaminen

Muutoskokemuksen kysely koostuu seuraavista osioista.

  1. Tervehdysteksti
  1. Muutoskokemuksen osa-alueet ja niihin liittyvät kysymykset
  1. Yleiset kysymykset
  1. eNPS ja muutosNPS kysymykset
  1. Muutoksen tunneilmasto
  1. Lopetus ja kiitos-teksti

Tervehdysteksti

Voit kirjoittaa tähän esimerkiksi tietoa kyselyn taustoista ja motivoida ihmisiä vastaamaan.

  • [Mukana kyselyssä] vivulla voit määritellä käytetäänkö kyselyssä tervehdystekstiä vai ei
  • [Lisää sisältöä] nappi avaa valikon, josta voit valita joko otsikko tai kappaleteksi elementin. Kumpiakin elementtejä voi laittaa rajoittamattoman määrän.

Tervehdysteksti elementtien toiminnot:

  1. Konekäännösten tekeminen eri kielille.
  1. Elementin piilotus / näyttäminen kyselyssä. Tämä ei poista elementtiä pohjasta.
  1. Elementin poistaminen kyselyn pohjasta.
  1. Elementin järjestyksen siirtäminen (drag and drop).
  1. Elementin sulkeminen / avaaminen.

ESIMERKKI tervehdystekstiksi kyselyn alkuun Hei,

Tämän kyselyn avulla haluamme kartoittaa näkemyksiänne [organisaation / yksikön / tiimin] nykytilanteesta sekä tunnistaa mahdollisia kehittämiskohteita. Vastaamalla autat meitä hahmottamaan, missä olemme vahvoilla ja missä meillä on tilaa kasvaa.

Kysely on anonyymi, ja tulokset käsitellään osana [projektin / kehitysohjelman nimi] kokonaisuutta. Tavoitteenamme on tehdä päätöksiä, jotka perustuvat teidän arvokkaisiin näkemyksiinne.

Huomioithan, että avoimet vastaukset näkyvät sellaisina kuin ne on kirjoitettu. Vältä siis tunnistetietojen (esim. nimi, tiimi) mainitsemista, jos haluat säilyttää anonymiteetin.

Kiitos ajastasi ja arvokkaasta panoksestasi!

Muutoskokemuksen osa-alueet ja niihin liittyvä sisältö

Kaikki muutoskokemuksen 7 osa-aluetta toimivat samalla tavalla.

  • [Mukana kyselyssä] vivulla voit määritellä käytettäänkö kyselyssä kyseistä osa-aluetta
  • [Lisää sisältöä] nappi avaa valikon, josta voit valita sisältöä osa-alueeseen 1) Guidinin valmiita asteikkokysymyksiä, 2) Itse laatimiasi asteikkokysymyksiä ja 3) Tekstielementtejä ja avoimia kysymyksiä.

Osa alueen sisällön valinta:

  1. Guidinin valmiit asteikkokysymykset.
  1. Itse tehdyt asteikkokysymykset.
  1. Tekstielementit ja avoin kysymys.
  1. Kysymyksen valitseminen.
  1. Sulkee valikon ja ja lisää valitut kysymykset kyselypohjaan.
  1. Kysymyksen avaaminen ja sulkeminen.
  1. Kysymyksen kopiointi. Toiminto avaa uuden kysymyksen editorin siten, että sisältö on kopioitu alkuperäisestä kysymyksestä. Uuden kysymyksen tallentaminen tekee uuden kysymyksen [organisaation omat kysymykset] osioon.
  1. Itse tehdyn kysymyksen muokkaus.
  1. Uuden kysymyksen luonti. Toiminto avaa uuden kysymyksen editorin. Uuden kysymyksen tallentaminen tekee uuden kysymyksen [organisaation omat kysymykset] osioon.
  1. Avoimen kysymyksen lisääminen kyselypohjaan.

Asteikkokysymyksen editori:

  1. Kysymysteksti
  1. Valinta käytetäänkö Guidinin tekstejä asteikossa.
  1. Valinta kysytäänkö perusteluja neutraalille tai negatiiviselle vastaukselle (asteikolla arviot 1-4).
  1. Omat tekstit asteikolle (vähintään asteikon ääripäät pitää määritellä).
  1. Valmiit vaihtoehdot syistä neutraalille tai negatiiviselle vastaukselle.
  1. Uuden syyn lisääminen.
  1. Syyn konekääntäminen eri kielille.
  1. Syyn poistaminen.
  1. Syiden järjestyksen muuttaminen (drag and drop).
  1. Editorin sulkeminen ilman, että kysymys tai kysymykseen tehdyt muutokset tallennetaan.
  1. Editorin sulkeminen ja uuden kysymyksen tai kysymykseen tehtyjen muutosten tallennus.

💡  Guidinin asteikkokysymys hyödyntää 7-portaista Likert asteikkoa (Täysin eri mieltä - Täysin samaa mieltä). Kun luot omia asteikkokysymyksiä huomioi, että siihen voi vastata kyseisellä asteikolla tai sen variaatiolla. Voit siis halutessasi muokata asteikon tekstejä kysymyskohtaisesti mutta sen täytyy toimia loogisesti samalla periaatteella kuin Guidinin perusasteikko. (Esimerkiksi: Erittäin tyytymätön - Erittäin tyytyväinen).

Avoimen kysymyksen lisääminen:

Osa alueeseen valittujen kysymysten toiminnallisuudet

  1. Valinta kysytäänkö kysymys kaikilta osallistujilta vai kohdennetaako kysymys vain jonkin organisaatioyksikön, ammattinimkkeen tai niiden yhdistelmien ryhmälle.
  1. Elementin piilotus / näyttäminen kyselyssä. Tämä ei poista elementtiä kyselypohjasta. Voit käyttää tätä toimintoa silloin, jos haluat vaihdella kysymyksiä eri kierrosten välillä - esimerkiksi kysyä tiettyä kysymystä vain joka toinen kerta. Sen sijaan, että poistat ja lisäät kysymyksen pohjasta erikseen joka kierrokselle voit pitää kysymyksen pohjassa mutta valita onko se näkyvissä vai ei.
  1. Kysymyksen poistaminen kyselyn pohjasta.
  1. Kysymysten järjestyksen siirtäminen (drag and drop).
  1. Kysymyselementin sulkeminen / avaaminen.
  1. Kysymyksen kopiointi
  1. Kysymyksen muokkaaminen

Yleiset kysymykset

Yleiset kysymykset osio on tarkoitettu kysymyksille, jotka eivät liity mihinkään 7 muutoskokemuksen osa-alueeseen. Se toimii vastaavalla tavalla kuin 7 muutoskokemuksen osa-aluetta. Ainoa ero on, että tälle osa-alueelle ei ole valmiita kysymyksiä.

💡 Lisäkysymykset osion kysymyksiä ei huomioida muutoksen kokonaisriskin laskennassa ellei niin erikseen määritellä. Kytkemällä [Huomioi tämä osa-ale muutoksen kokonaisriskin laskennassa] vipu päälle lisäkysymykset osion asteikkokysymykset huomioidaan kokonaisriskin laskennassa.

NPS mittarit

NPS mittareiden tulokset lasketaan NPS laskuperiaatteiden mukaisesti. Käytössä on 2 NPS kysymystä. Toien on perinteinen eNPS ja toinen on muutoskokemusta yhdellä kysymyksellä mittaava muutosNPS.

  1. Valinta kysytäänkö avointa palautetta arvioon liittyen
  1. Kysymyksen näyttäminen / piilottaminen

Muutoksen tunneilmasto

Muutoksen tunneilmaston kartoituksessa ei ole muita toimintoja kuin, että sen voi ottaa mukaan kyselyyn tai vaihtoehtoisesti sen voi jättää pois.

Lopetus ja kiitosteksti

Tämä osio vastaa toiminnallisuuksiltaan tervehdystekstiä.

4. Kyselyn ajastaminen

Tässä vaiheessa määrität, kuinka pitkään vastauslinkki on voimassa.

  1. Valitse päättymispäivä kenttään "Vastauslinkki on voimassa päivään"

    → Tämä on viimeinen päivä, jolloin vastaajat voivat vastata kyselyyn.

  1. Kun kaikki on valmista, klikkaa [Julkaise kysely]

    → Jos haluat viimeistellä myöhemmin, voit myös valita [Tallenna julkaisematta]

  1. Julkaisun jälkeen saat käyttöösi:
    • Vastauslinkin, jota voit jakaa esimerkiksi sähköpostilla, intrassa tai Teamsissa
    • QR-koodin, jonka voi liittää esitykseen, tulostaa julisteeseen tai jakaa muulla tavoin

Molemmat ohjaavat vastaajat samaan kyselyyn – voit käyttää kumpaa tahansa tai molempia rinnakkain.

Vastasiko tämä kysymykseesi?