Miksi vastausprosentilla on merkitystä?
Tiesitkö, että kun vastausprosentti kasvaa, myös datan arvo nousee?
Guidinin muutoskokemuskyselyn tarkoitus on kerätä säännöllistä ja ajantasaista palautetta organisaation muutoksen tilanteesta ja ilmapiiristä. Koska pulssikyselyt ovat toistuvia ja pyrkivät seuraamaan muutoksia ajan mittaan, korkea vastausprosentti on ratkaisevan tärkeää tulosten luotettavuuden ja päätöksentekoa tukevan hyödyllisen tiedon keräämisen kannalta.
Yleisesti ottaen organisaation sisäisissä kyselyissä voidaan odottaa korkeampaa osallistumisprosenttia verrattuna ulkoisiin kyselyihin. Tämä johtuu siitä, että työntekijät kokevat osallistumisen merkittävänä ja haluavat vaikuttaa organisaation kehittämiseen. Vaikka tavoitteena voi olla yli 50 % vastausprosentti, optimaalinen taso riippuu organisaation koosta, kulttuurista ja viestinnän käytännöistä.
Jos pulssikyselyt ovat säännöllisiä ja organisaatio on sitoutunut niiden käyttöön päätöksenteon tukena, osallistumisprosentti voi nousta myös ajan saatossa. Työntekijät tottuvat kyselyiden tekemiseen ja näkevät niiden tulokset käytännön toimenpiteiden taustalla, mikä voi lisätä osallistumista.
Tässä jaamme joitakin vinkkejä, joiden avulla voit pyrkiä saavuttamaan mahdollisimman korkean vastausprosentin.
Vinkit vastausprosentin kasvattamiseen
1. Seuraa vastausprosenttia aktiivisesti
Vastausprosenttia kannattaa seurata aktiivisesti kyselyn avautumisesta alkaen ja reagoida tilanteeseen mahdollisimman nopeasti. Ajantasaisen näkymän vastanneiden osuuteen löydät [Ylläpito] > Kyselyt: [Muutoskokemus].
💡 Voit käyttää kalenterimuistutuksia, asettaa hälytyksiä tai ilmoituksia älypuhelimellasi tai käyttää projektinhallintatyökaluja, kuten Trelloa tai Asanaa, nähdäksesi tehtäväsi ja pitääksesi silmällä aikatauluja. Voit myös asettaa työpöydällesi muistilappuja tai käyttää toimistosi valkotaulua muistuttamaan tehtävistä.
2. Tarkista, että kaikki toimii
Mikäli vastausprosentti ei nouse odotetusti, on tärkeää tarkistaa, että kaikki toimii suunnitellusti. Ovatko kyselyyn osallistujat varmasti vastaanottaneet kyselyn? Voitko tarkistaa tilanteen suoraan kysymällä muutamalta osallistujalta? Onko mahdollista, että kysely on päätynyt osallistujien roskapostikansioon? Onko vastaaminen tuottanut osallistujille vaikeuksia?
3. Lähetä muistutusviesti Guidinista
Guidin lähettää yhden automaattisen muistutuksen. Muistutusviesti lähetetään automaattisesti vain niille henkilöille, jotka eivät ole vastanneet kyselyyn. Viesti lähetetään niin, että viestin saamisesta on vielä 3 päivää aikaa vastata kyselyyn.
📌 Jos kysely on ajastettu olemaan auki arkiviikon maanantaista sunnuntaihin, muistutusviesti lähetetään torstain ja perjantain välisenä yönä. Jos ajastus on maanantaista perjantaihin, muistutusviesti lähetetään tiistain ja keskiviikon välisenä yönä.
Halutessasi voit lähettää ylimääräisen ilmoituksen niille, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Ilmoitus lähetetään välittömästi. Voit valita joko [Kaikki vastaajat] tai [Valitse organisaatioyksikkö] -valinnan kautta tietyn ryhmän, jolle muistutus lähtee.
4. Hyödynnä työyhteisön viestintäkanavia
Käytä hyväksi olemassa olevia kanavia tai foorumeita. Hyödyllisiä kanavia ovat esimerkiksi sisäiset viestintäkanavat, Teams, Slack, intranet, yhteiset kokoukset ja tapahtumat. Varmista, että osallistujat tietävät kyselyn olevan anonyymi ja että he voivat ilmaista mielipiteensä avoimesti ja turvallisesti. Tämä voi parantaa osallistumista ja rehellisyyttä vastauksissa. Selkeä ja motivoiva viestintä kyselyn tarkoituksesta ja merkityksestä voi lisätä osallistumista. Johdon ja avainhenkilöiden tuki ja viestintä kyselyn tärkeydestä voivat myös rohkaista työntekijöitä osallistumaan aktiivisemmin.
5. Muokkaa vastausjaksoa
Jos vastausprosentti on edelleen matala, voit pidentää vastausaikaa kyselyn ollessa vielä käynnissä. Napsauta [Muokkaa vastausjaksoa] ja aseta uusi päivämäärä [Vastausjakson viimeinen vastauspäivä] -kenttään. Tässä näkymässä voit myös päättää vastausjakson, jos kysely on vielä käynnissä.
6. Vastatkaa kyselyyn yhdessä
Jos tuntuu, että osallistujia on vaikea saada löytämään aikaa kyselyyn vastaamiselle, kannattaa siitä tehdä yhteinen rutiini. Voit joko varata kaikille yhteisen ajan kyselyyn vastaamisen vaikka kalenterivarauksella, tai sitten opastaa tiimejä ottamaan vastaamisen osaksi säännöllisiä tapaamisiaan, kuten viikko- tai kuukausipalavereita.
7. Korosta kyselyn merkityksellisyyttä
Pyri osoittamaan työntekijöille konkreettisesti, että heidän antamansa palaute on merkityksellistä ja että palaute huomioidaan päätöksenteossa. Tämä voi rohkaista aktiivisempaa osallistumista tulevaisuudessa.
💡 Erittäin tärkeää on myös johdon aktiivinen osallistuminen ja kannustus osallistumiseen.